Hienoja uutisia vuoden loppuun! Sisustusarkkitehdit Gullstén-Inkinen on palkittu kansainvälisessä International Property Awards -kilpailussa Office Interior -kategoriassa. Palkinto tuli Nokia One -projektilla, jonka toteutimme Espooseen Nokian kampukselle vuonna 2019.

Nokia One -projektissa Nokian pääkonttorille saneerattiin uudet tilat Espoon kampusalueelle. GI:n suunnittelutiimi vastasi kohteen arkkitehti- ja sisustussuunnittelusta. Suunnittelualueen laajuus oli 8700m2 sisältäen toimistotilojen, kokouskeskuksen, ravintolan ja aulan suunnittelun. Visuaalisesti vaikuttava aula on näyteikkuna Nokian brändiin. Tilan luonteikkuutta korostavat digipinnat, joiden elävä sisältö viestii katsojalle yrityksen tarinaa. Helposti lähestyttävässä aulassa voi juoda kahvikupin rennoissa puitteissa – high-techin ympäröimänä.

Ravintolatilassa korostuvat sekä laaja ruokatarjonta että tilan monipuolisuus. Ravintola on rakennettu useista erilaisista visuaalisista ja toiminnallisista alueista, jotka lisäävät tilan kokemuksellisuutta. Lounasajan ulkopuolella ravintola säilyy pääkonttorin aktiivisena keskuksena, joka mahdollistaa sekä työskentelyn että kohtaamiset.

International Property Awards on kansainvälinen asuin- ja kaupallisten tilojen suunnittelukilpailu alan ammattilaisille. Voittajat valitsee moniammatillinen tuomaristo, jolla on laaja kokemus ja osaaminen alalta. Kilpailutöiden laatu arvioidaan tarkkaan, joten voitto kilpailussa kertoo erinomaisesti onnistuneesta suunnittelusta. Voimmekin ylpeinä onnitella koko suunnittelutiimiä upeasti toteutetusta ja tunnustusta saaneesta projektista.

Tarkka sijoituksemme kokonaiskilpailussa selviää tulevana perjantaina 11.12.2020 pidettävässä Red Carpet Virtual -tapahtumassa. Nostamme jo etukäteen lasilliset menestykselle – cheers!

Kesän kynnyksellä ilahduimme tiedosta, että Hanna Gullstén ja Jari Inkinen ovat valittu vuoden 2020 Ornamo-palkintoehdokkaiksi. Ornamo-palkinto on muotoilualan arvostettu tunnustus, joka on jaettu vuodesta 2015 lähtien alan ansioituneille tekijöille.

Hannan ja Jarin ehdokkuuden taustalla on vuosikymmenien kokemus suunnittelutyöstä. Sisustusarkkitehdit Gullstén-Inkinen Oy:n yli 30-vuotiaan taipaleen aikana toimistolla on työskennellyt yhteensä 145 henkilöä ja suunnitteluprojekteihin ovat sisältyneet myös kansainväliset kohteet Suomen rajojen ulkopuolella. Suunnittelutyössä Hannaa ja Jaria ovat uran alusta lähtien ohjanneet kestävän kehityksen arvot, mikä näkyy halussa olla suunnittelutoimistojen edelläkävijä ekologisuudessa. Viime vuonna GI:stä tuli Suomen ensimmäinen hiilineutraali suunnittelutoimisto. Uutena palveluna voimme tarjota asiakkaillemme suunnitteluprojektien hiilijalanjäljen arviointia. Ornamo-palkinnon voittaja valitaan syyskuussa ja sen valitsee Ornamon hallituksen nimeämä ulkopuolinen asiantuntija, joka tänä vuonna on Rosa Liksom.

Tukholman huonekalumessut 2020 järjestettiin jälleen helmikuun alussa. Suunnittelijoillamme oli ilo osallistua messuille, nähdä millaiset tuulet alalla tällä hetkellä puhaltavat ja tuoda mukanaan Helsinkiin uutta inspiraatiota tulevalle vuodelle. Lue millaisia poimintoja suunnittelijamme tekivät messujen laajasta tarjonnasta.

Värit
Pantone valitsi vuoden 2020 väriksi ajattoman ja elegantin Classic Blue -sinisen.
Väri oli näyttävästi esillä messuosastoilla. Vuoden värin lisäksi sekä messuosastoilla että kalusteissa oli esillä runsas väripaletti. Pastelliset sävyt olivat taittuneet murretumpiin 70-luvun sävyihin, joiden kontrastina osastoilla näkyi myös syvät ja kirkkaat värit.

Muodot
Kalusteiden muodoissa leikkisyys oli vahva teema, joka näkyi pyöreinä muotoina ja hauskoina yksityiskohtina. Kaarevat muodot olivat myös osa messuosastojen ilmettä. Kaarevat oviaukot loivat monelle osastolle hienon dramaattisen tunnelman. Särmikkäät graafiset kuvioinnit olivat esillä erityisesti lattia- ja seinäpinnoilla.

Ekologisuus muotoilussa
Vahvana teemana tämän vuoden messuilla oli ekologisuus osana muotoilua. Usean valmistajan osastoilla ekologinen kulma näkyi muun muassa kierrätettyjen materiaalien käyttönä uusissa kalusteissa. Toisilla osastoilla uusia tuotteita ei oltu julkaistu laisinkaan, vaan olevia malleja oli ainoastaan hiottu vuodelle 2020. Kierrätysmateriaalien lisäksi paljon käytettynä materiaalina kalusteissa näkyi puu.

Kiitos inspiraatiosta Tukholma, nähdään jälleen ensi vuonna!

Kestävä kehitys on ollut keskeisessä asemassa Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen Oy:n toiminnassa sen perustamisesta lähtien. GI juhli viime vuonna kolmekymppisiään, joten vuosien aikana ilmaston eteen on jo tehty paljon. Hiilineutraali toimisto oli meille looginen seuraava askel ympäristön hyväksi.

GI haluaa omalta osaltaan hidastaa valinnoillaan ja toiminnallaan ilmastonmuutosta sekä lisätä ekotehokkuutta ja ympäristötietoisuutta omassa toiminnassaan sekä asiakkaiden keskuudessa. Vuonna 2010 GI oli maailman ensimmäinen suunnittelutoimisto, joka hyväksyttiin WWF:n Green Office -verkostoon. Vaikka olemmekin sittemmin luopuneet Green Office -sertifikaatista, sen opit elävät edelleen vahvana toimistollamme. GI on esimerkiksi jo vuodesta 2011 asti käyttänyt Ekosähköä, joka tuotettaan sataprosenttisesti kotimaisissa pienvoimalaitoksissa uusiutuvalla bioenergialla, tuulella ja vesivoimalla. Ekosähkö on Suomen luonnonsuojeluliiton sertifioimaa ekoenergiaa.

Suunnittelua suurella sydämellä ja pienellä hiilijalanjäljellä

”Olemme jo pitkään tunnistaneet työssämme, että ihmiset ovat yhä enemmän kiinnostuneita ympäristöasioista. Haluamme omalla työllämme olla vahvistamassa tätä suuntausta. Haluamme olla suunnannäyttäjä ja herätellä omalla esimerkillämme myös muita alan ammattilaisia ottamaan ekoajattelun entistä vahvemmin mukaan omaan toimintaansa ja suunnitteluunsa. Luomme visuaalisesti ja fyysisesti aikaa ja käyttöä kestäviä tiloja, suosimme ekologisesti toimivia valmistajia ja toimittajia, sekä kehitämme tilojen tehokkuutta ja otamme huomioon materiaalien elinkaaren. Näin kannustamme myös asiakkaamme lähemmäs ekotehokasta ajattelua”, summaa Hanna Gullstén, GI:n luova johtaja ja toinen perustajista.

Hiilijalanjäljen mittaus

”Kartoitimme syksyllä 2019 toimistomme nykyisiä hiilipäästöjä. Suurin osa päästöistämme kertyi työntekijöiden kodin ja työpaikan välisiltä matkoilta. Muu matkustaminen työn merkeissä on jo onnistuttu minimoimaan digitaalisisin kommunikaatiovälinein. GI:n toiminnan hiilijalanjälki oli jo huomattavasti pienempi kuin mitä esimerkiksi WWF:n hiilijalanjälkilaskuri antaa viitearvoksi samankokoisille, saman ikäisissä rakennuksissa oleville toimistoille pääkaupunkiseudulla. Tämä ei meille kuitenkaan riittänyt, vaan halusimme ”enemmän”, toteaa Jari Inkinen, GI:n toimitusjohtaja.

”Kumppaninamme kartoituksessa toimi Ilmastoapu Oy, joka ulkopuolisena arvioitsijana selvitti hiilikuormamme vuotuisen määrän, ja antoi ohjeet hiilijalanjäljen nollaamiseksi. Kompensoimme syntyvät päästöt heidän palvelunsa kautta ostamalla yhteensä noin 27 tonnia päästöoikeuksia projektista, joka kehittää aurinkoenergiaa Intian Jodhpurissa Sanwreej nimisessä kylässä yhteistyössä Gold Standard-nimisen järjestön kanssa.”

Hiilineutraali toimija

Missionamme on oman hiilikädenjälkemme kasvattaminen entisestään. Hiilikädenjälki tarkoittaa sitä, että oman toimintamme hiilineutraaliuden lisäksi palvelumme auttavat asiakkaitamme pienentämään omaa hiilijalanjälkeään. Tämä toteutetaan tarjoamalla yhä ekologisempia suunnitteluratkaisuja niin tilojen toiminnallisuuden kuin kestävyyden suhteen.
Tulemme myös raportoimaan vuosittain hiilitilinpäätöksellä oman toimintamme tuloksia.

Solo Sokos Hotel Paviljonki palkittiin 12.10.2019 järjestetyssä, hotellialan Oscareiksikin kutsutussa World Luxury Hotel Awards -palkintogaalassa parhaana eurooppalaisena hotellina Luxury Modern Hotel -sarjassa.

Solo Paviljonki on niittänyt mainetta World Luxury Hotel Awardsissa aiemminkin. Kaksi vuotta sitten hotelli palkittiin peräti kolmessa kategoriassa: Suomen parhaana kaupunkihotellina, Pohjois-Euroopan parhaana designhotellina sekä Suomen parhaana modernina luksushotellina. Tänä vuonna viimeksi mainittu palkinto irtosi koko Euroopan tasolla.

Gullstén-Inkinen on suunnitellut Solo Sokos Paviljongin ravintoloiden sekä kokoustilojen avarat, valoisat ja harmoniset sisustukset. Tavoitteena oli luoda kaupunkilaisten yhteinen kohtaamispaikka sekä varmistaa myös tilausravintolana toimivan aamiaisravintolan muunneltavuus.

Hotelli Paviljonki on menestynyt myös esimerkiksi matkailusivusto TripAdvisorin vuosittaisessa Travellers’ Choice Top 25 -listauksessa, jossa se sijoittui tänä vuonna koko Suomen kahdeksanneksi.

Nordean Campus Collaboration Hub ja Event Lounge ovat ehdolla RAKLIn ja FIFMAn järjestämässä Vuoden työympäristöteko 2018 -kilpailun finaalissa. Gullstén-Inkinen on suunnitellut yhteisölliset tilat yhdessä käyttäjien kanssa.

Vuoden työympäristöteko -kilpailun tavoitteena on parantaa työympäristöjohtamisen tunnettuutta ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä kehittää ja parantaa muuttuvan työn puitteita. Nordean uudistettujen neuvottelumaailman ja Ravintolapihan suunnittelussa on kiinnitetty huomiota erityisesti kokonaisvaltaiseen yhteiskehittämiseen. Tavoitteena on tukea työtapojen yhteisöllisyyttä sekä luovuutta.

Käyttäjien palaute ja kommentit ovat suunnitteluprosessissa tärkeitä monesta syystä: loppukäyttäjillä on paras tietämys työn todellisesta luonteesta, minkä lisäksi kehitysprosessiin osallistuminen sitouttaa käyttäjiä uusiin tiloihin. Lue lisää henkilökunnan osallistamisesta suunnitteluprosessiin.

Vuoden työympäristöteon finaali käydään tällä viikolla Rework Workplace Experience Summit -tapahtumassa. Voittaja valitaan 13 työympäristöteon joukosta.

Entisen linja-autokoritehtaan valkoinen ulkoseinä hohtaa syysauringossa. Vuonna 2005 täysin peruskorjatussa Vallilan Akseli -designrakennuksessa on sekä näyttely- että toimistotilaa, joissa myös Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen on majaillut viimeiset 14 vuotta. Tänä vuonna yläkerran asukeilla on aihetta juhlaan: GI:n perustamisesta on kulunut 30 vuotta.

”Niin, kai se kolmekymmentä on melkein aikuinen ikä yrityksellekin”, toimitusjohtaja Jari Inkinen toteaa huvittuneena. Syyskuussa Gullstén-Inkinen juhlisti uudelle kymmenluvulle siirtymistä spora-ajelulla 3.9. Mukaan kutsuttiin tuttuja vuosien varrelta ja reitin varrelta valittiin illan teemaan sopivasti 30 GI:n suunnittelemaa kohdetta.

Alkuajat pannuhuoneella

Kaikki alkoi Temppelikatu 11 pannuhuoneesta vuonna 1988. Inkinen toimi opiskelujen ohella talonmiehenä ja työsuhde-etuihin kuului 24 neliön asunnon lisäksi saman kokoinen pannuhuone, joka toimi Jarin ja hänen yhtiökumppaninsa, silloisen opiskelutoverinsa ja nykyisen vaimonsa Hanna Gullsténin ensimmäisenä kotipesänä.  Aloittelevien yrittäjien suunnittelukohteet olivat esimerkiksi yksityiskotien sisustuksia ja messuosastoja. Alkuvuosien merkittävimpiä projekteja oli Vanhan Ylioppilastalon Kuppilan sisustuksen uusiminen vuonna 1989.

Vuonna 1992 GI:tä kohtasi suunnittelullinen lottovoitto, kun SOL Siivouspalvelut Oy:n perustaja Liisa Joronen pyysi heitä suunnittelemaan yritykselleen uudet innovatiiviset toimitilat. Uusi toimisto suunniteltiin tuolloin varsin vallankumouksellisesti monitilatoimistoksi vanhaan pikimustaan valokuvausstudioon. Kahdenkymmenenkahdeksan vuoden aikana kyseisiin tiloihin on tehty vain laajennuksia ja pieniä muutoksia – muutama vuosi sitten pöydät vaihdettiin korkeussäädettäviin – ja kyseessä onkin varmasti yksi maailman vanhimpia yhtäjaksoisesti käytössä olleita monitilatoimistoja.  90-luvun alkupuolelta nimensä projektilistalle saivat SYP Private Bankin tilojen uusiminen Alvar Aallon suunnittelemaan taloon Fabianinkadulla (1993) sekä Uuden ylioppilastalon juhlasalin ilmeen palauttaminen alkuperäiseen asuunsa (1995).

Siltasaaresta Vallilaan

Vuonna 1995 oli aika jättää Temppelikadun työhuone taakse ja seuraavaksi kotipaikaksi valikoitui vanha maitokauppa Helsingin Siltasaaressa Saariniemenkadulla. Siltasaaren toimisto vuokrattiin yksissä tuumiin useamman arkkitehdin kesken, jossa alun perin vuoden mittaiseksi suunniteltu kokeilu osoittautui toimivaksi konseptiksi. 1998 GI palkkasi ensimmäiset työntekijänsä ja vuotta myöhemmin saimme siihen mennessä suurimman suunnittelutoimeksiantomme – Sanomatalon sisustuksen suunnittelun – johon tarvittiinkin jo paljon suunnittelijoita, koska tuohon aikaan piirtäminen tehtiin edelleen käsin.

2006 Siltasaaren maitokauppa alkoi käydä ahtaaksi GI:n kasvaessa, jolloin Hanna ja Jari löysivät uudet tilat Vallilan teollisuusalueen vanhasta bussitehtaasta. Ennen muuttoa vuodelta 1939 peräisin oleva rakennus piti peruskorjata täysin. Sisätilojen suunnittelun lisäksi kiinteistön omistajaa, Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varmaa, autettiin etsimään rakennukseen muita vuokralaisia kokoamalla ryhmän muotoilualan yrityksiä saman katon alle. Saariniemenkadun yhteisöllisyydestä oli tullut tärkeä arvo, ja näin Vallilan Akselista tuli design- ja muotoilualan yritysten koti. Vallilan Akselin projektissa tiivistyy GI:n syvin olemus: otetaan jotain vanhaa, puhalletaan se henkiin ja tehdään siitä parhaalla mahdollisella tavalla yhteisöä palveleva, moderni kokonaisuus.

Skumppaa sporassa

30-vuotisajelulle olisi tuskin voinut odottaa parempaa säätä. Kuohuviinipullot sihahtelivat ja iloinen nauru ja puheensorina täytti raitiovaunun. Kolmenkymmenen vuoden aikana on solmittu pitkiä asiakkuus-, toimittaja- ja ystävyyssuhteita, ja juttua riitti. Satojen suunnitteluprojektien aikana on sattunut myös jos jonkinlaista hauskaa sattumusta, joita Jari kertoi ajelun aikana.

Yhtenä esimerkkinä kansainvälisen pikaruokaravintola Burger Kingin saapuminen alunperin ravintola Eliel Saarisen suunnittelemaan rautatieaseman ravintolasaliin, joka sai aikaan lehdistötilaisuuteen saapuneiden toimittajien joukossa vastalauseita.
”Pikaruuan tuominen kulttuurihistoriallisesti arvokkaaseen tilaan oli monelle kauhistus, ja lehdistölounaalla arvosteltiin sitä, miten arvokas ravintolasali on pilattu pikaruualla”, Jari Inkinen muistelee. ”Meillä oli kuitenkin takataskussa alkuperäinen ruokalista, jonka mukaan ravintolassa oli aikoinaan tarjottu kaljaa, höyrytettyjä nakkeja ja kasviskeittoa, eli kyseessä ei alkujaankaan ollut ihan Michelin-tason paikka.”

Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen Oy juhlistaa tänä vuonna kolmekymppisiään. Olemme 30 vuoden aikana kasvaneet kahden hengen työhuoneesta yli kahdenkymmenen hengen arkkitehti- ja sisustussuunnittelutoimistoksi. Kolmeen vuosikymmeneen on mahtunut myös paljon kaikennäköistä ja -kokoista projektia. Suunnitteluprojektit ovat kasvaneet yksityiskodeista ja messuosastoista suurempiin tilakokonaisuuksiin kuten hotelleihin, ravintoloihin, kansainvälisten pörssiyritysten toimitiloihin sekä vanhojen arvorakennusten entisöinteihin ja peruskorjauksiin.

Takana on muutama miljoona neliömetriä suunniteltua tilaa, edessä valoisa tulevaisuus. Mitä ajatuksia firman 30 vuoden rajapyykin ylitys herättää, toimitusjohtaja Jari Inkinen?

”Veikkaanpa, että lähes jokainen suomalainen aikuinen on eläessään tehnyt töitä, opiskellut, nukkunut tai ainakin syönyt suunnittelemissamme tiloissa.  Työmme tulokset on vaikuttaneet valtavaan määrään ihmisiä ja heidän arkiseen elämäänsä. Vaikka pääosa suunnittelutöistämme on ollut pääkaupunkiseudulla, ovat työmme vieneet meitä välillä kauaskin täältä kotikaupungista Helsingistä mm. Lappiin, Moskovaan, Osloon, Kööpenhaminaan, Tukholmaan ja jopa Singaporeen ja Shanghaihin asti. Silti Stadi on rakkain.”

Juhlistamme 30-vuotissynttäreitä ajelemalla Stadissa sporakierroksen, jonka varrelle valitsimme parista sadasta projektista kolmekymmentä noiden vuosien aikana toteutettua projektia. Listalta löytyy mm. Vanhan Kuppilan remontti (1988), Sanomatalo (1999) Burger King Päärautatieasemalle (2014) ja Amer Sportsin pääkonttori VR:n vanhaan konepajaan Vallilaan (2014) sekä monia muita ihmisille tuttuja paikkoja. Näistä kohteista löytyy myös tarinoita suunnittelun tai rakentamisen aikaisista kommelluksista, joita aina sattuu ja tapahtuu ennen kuin saadaan työt valmiiksi ja asiakas tyytyväiseksi.

GI:n toimisto on sijainnut vuodesta 2006 alkaen Helsingin Lemuntiellä Vallilan Akselissa, entisessä linja-autojen koritehtaassa. Tällä hetkellä tiloissa työskentelee yli kaksikymmentä ”geeiiläistä”: arkkitehteja, sisustusarkkitehteja, työympäristökonsultteja sekä muita alansa huippuammattilaisia. Valmistumassa olevia suunnittelutöitä ovat mm. Telian uusi pääkonttori Pasilaan, SOK:n hotelli Turun Kupittaalle, Hotelli Klaus K:n uudistus Bulevardilla ja Uusikummun koulu Outokummun entiseen pääkonttoriin Espoossa. Lisäksi käynnissä on noin 50 erilaista suunnitteluprojektia.

Työympäristösuunnittelulla on lukuisia etuja. Oikeanlainen toimintaympäristö kannattaa niin työn tuottavuuden, henkilökunnan viihtyvyyden ja sitouttamisen kuin ympäristönkin näkökulmasta, mutta mitä mieltä henkilöstö itse on muutoksesta?

Monitilatoimistoissa pyritään työtilan optimointiin, mikä tarkoittaa usein koko toimitilojen uudelleen suunnittelua sekä kiinteiden työpisteidän lukumäärän vähenemistä. Henkilöstön epäilykset henkilövähennyksistä heräävät ja usein pelätään, että tilojen uudelleen järjestelyn motivaattorina toimii ihmisten sijaan raha. Kun työtilojen optimoinnilla saavutetaan strategisia etuja ja edistetään työn tekemisen tukemista, työntekijöihin ei useimmiten kohdistu säästöpaineita.

Työympäristösuunnittelun lähtökohtana tulisikin olla esimerkiksi henkilökunnan terveyden ja yhteenkuuluvuuden edistäminen, työnteon tekeminen sujuvammaksi, tiedonkulun parantaminen tai uusien ideoiden synnyn edistäminen. Onnistuneessa työympäristömuutoksessa tilat auttavat henkilökuntaa saavuttamaan tavoitteet itseohjautuvasti. Tavoitteilta putoaa nopeasti pohja, mikäli muutoksella ei ole henkilökunnan tukea.

Viestintä ja osallistaminen muutoksen ytimessä

”Suosittelemme ottamaan työympäristöprojekteissa suunnitteluprosessiin mukaan myös tilojen loppukäyttäjät. Näin heillä on mahdollisuus vaikuttaa asioihin, koska lopultahan muutos vaikuttaa juuri heidän jokapäiväiseen työhönsä”, GI:n pääsuunnittelija Jari Inkinen kertoo. ”Ihminen viettää työpaikallaan kuitenkin valtaosan arjestaan, eli työtiloihin liittyvät muutokset ovat heille merkittäviä.” Mahdollisuus osallistua muutoksen suunnitteluun lievittää myös osaltaan muutokseen liittyvää ahdistusta. Lisäksi kasvava mahdollisuus oman tekemisen suunnitteluun motivoi monia.

Työympäristön muuttuminen herättää monissa tunteita ja mahdollisesti myös muutosvastarintaa. Eniten kuitenkin kaivataan lisää tietoa siitä, mistä muutoksessa on oikein kysymys. Uusi on outoa, minkä lisäksi työntekijät saattavat pelätä, että muutoksessa ei huomioida heidän perustarpeitaan. Ihmiset suhtautuvat muutoksiin eri tavoin, joten on tärkeää, että kaikki kokevat tulevansa kuulluiksi. Mitä enemmän työntekijät tietävät projektin etenemisestä ja tavoitteista, sitä helpommin sulateltavissa muutos on. Oman työpisteen tai huoneen menettäminen ja paperittomaan toimistoon siirtyminen ovat haasteita, joiden yli kyllä päästään ajan kanssa: luopumisprosessi ottaa aikansa. Oikea-aikainen ja työntekijöille merkityksellisiin asioihin keskittyvä viestintä sekä henkilöstön sitouttaminen ja osallistaminen muutokseen ovatkin tärkeimpiä tekijöitä muutoksen onnistumisessa.

Yhteisten toimintatapojen sopiminen kannattaa

Työpisteiden ja muiden toimitilojen käyttöaste selviää todenmukaisimmin käyttöastemittauksella, erilaisten tilojen nykyiset käyttötavat ja odotukset tulevaisuudesta puolestaan henkilöstölle tehdyillä kyselytutkimuksilla. Henkilöstö tietää parhaiten millaisiin tehtäviin työaika kuluu, millaisille tiloille heillä erityisesti olisi käyttötarvetta ja millaisia resursseja he päivittäisessä työssään tarvitsevat. Keskeistä on selvittää muun muassa keskittymistä vaativan yksilötyön määrä ja vuorovaikutteisen työn eri tavat, kuten kasvokkainen keskustelu, videoneuvottelut, Skype jne. Eri vaiheista tulee tiedottaa mahdollisimman kattavasti, jotta henkilöstö tietää minkä vuoksi tarkkailijat kiertävät tiloissa ja miksi mitäkin mittauksia tehdään.

Mittausten lisäksi työympäristökehitykseen voi kuulua erilaisia työpajoja ja muutosvalmennusta. Mikäli muutetaan kokonaan uuden tyyppisiin tiloihin, yhteisistä pelisäännöistä on hyvä sopia ammattilaisen avulla.
”Olemme olleet tyytyväisiä GI:n järjestämiin työpajoihin, sillä vaikka talon sisältä saattaisikin löytyä osaamista työpajojen vetämiseen, voi ulkopuolinen vetäjä saada henkilökunnasta enemmän irti”, erityissuunnittelija Riikka Nikulainen Espoon kaupungin SOTET-toimialan esikunnasta sanoo. ”Talon ulkopuolinen vetäjä neutralisoi tilannetta ja asioista voidaan puhua avoimemmin. Olisi tärkeää saada tietoa ja mielipiteitä koko henkilökunnalta, jotta analyysille saadaan vahva pohja.”

Jatkuva kehitys ja johdon tuki onnistumisen reseptinä

Työympäristön kehittäminen on jatkuva prosessi, jota tulisi pitää yllä myös varsinaisen tilamuutoksen valmistuttua. Esimerkiksi Espoon SOTET-toimialan esikunnassa käytössä on sekä sähköinen palautteenantokanava että perinteinen palautetaulu taukotiloissa. Lisäksi kulttuurin ja yhtenäisen työyhteisön kehittämiseksi järjestetään kuukausittain torikokous, jonne kaikki ovat tervetulleita. Monitilatoimistot suunnitellaan mahdollisimman muuntojoustaviksi, jotta ne palvelisivat työntekijöitä parhaalla mahdollisella tavalla läpi koko elinkaarensa. Myös työntekijöiden tarpeet voivat muuttua sitä mukaa kun he omaksuvat uusia työskentelytapoja, joten seurantaa kannattaa tehdä myös jatkossa esimerkiksi kerran vuodessa.

Henkilöstön toiveita kannattaa kuunnella myös sen takia, että he tietävät parhaiten millaiselle työpaikalle on mukava tulla. Jos toimitilojen puitteet ovat tarpeeksi houkuttelevat, ihmiset tulevat mielellään toimistolle, vaikka työ ei vaatisikaan fyysistä läsnäoloa. Työympäristösuunnittelua ei tulisikaan markkinoida pelkästään fyysisen työtilan optimointina vaan mahdollisuutena uudistaa yhteisiä työtapoja ja parantaa työpäiväkokemusta.

”Me olemme kokeneet ensiarvoisen tärkeäksi, että muutoksella on ollut johdon vahva tuki”, Riikka Nikulainen kertoo. ”Johto istuu samoissa tiloissa ja on ollut aktiivisesti mukana osallistumassa keskusteluun ja luomassa kokonaistavoitteita läpi prosessin. Vahva mukana oleminen välittyy muulle henkilöstölle ja kantaa muutoksen yli.”

Teksti: Essi Tenho

UMA by Technopolis, ideahautomo Epicenter Helsinki, Terkko Health Hub… Tulevaisuuden työpaikka on monikäyttöinen ja -muotoinen, muunneltavissa oleva työympäristö. Korkeatasoisen visuaalisen ilmeen lisäksi se lisää joustavuutta, parantaa työn tuottavuutta ja työntekijöiden hyvinvointia sekä edistää sisäistä kommunikaatiota ja varmistaa työkulttuurin jatkuvan kehityksen.

”Työympäristösuunnittelua tehdään paljon”, Sisustusarkkitehdit Gullstén-Inkisen pääsuunnittelija Jari Inkinen vahvistaa. ”Kun ihmiset tekevät kasvavassa määrin etätöitä joko kotoa tai tien päältä, myös työtilojen vaatimukset muuttuvat. Monimuotoympäristöt ja erilaiset coworking-ratkaisut ovat paljon pinnalla.” Muuntojoustavuus on päivän sana.

Miksi työympäristösuunnitteluun sitten pitäisi ryhtyä?

Muutos työntekotavoissa on ollut viime vuosien suurimpia trendejä. Useissa työpaikoissa työ ei keskity enää kiinteästi työpisteelle tai edes toimistolle, vaan töitä voidaan tehdä asiakkaalla, kotona tai vaikka tien päällä. Tämä aiheuttaa myös työympäristöille jatkuvaa muutospainetta. Tilojen tulee soveltua erilaisiin työvaiheisiin ja -tapoihin, ihmisillä pitää olla mahdollisuus hiljaiseen työskentelyyn ja toisaalta spontaaneille kohtaamisille halutaan antaa tilaa.

Toimitiloista koituvat kustannukset ovat monelle yritykselle toiseksi suurin yksittäinen kuluerä henkilöstökulujen jälkeen. Helsingissä neliömetri toimitilaa maksaa keskimäärin 594.44 euroa vuodessa (CBRE). Perinteisessä avokonttorimallissa toimitilaa on 20-30 neliömetriä per työpiste, jolloin yhden kiinteän työpisteen hinnaksi muodostuu 11 800 – 17 800 euroa vuodessa. Vastaavat luvut monimuototilassa ovat 10-15 m²/työpiste, ja hinta 5 900 – 8 900 euroa vuodessa. Esimerkiksi 20 henkilön yrityksessä säästö avokonttorista monitilatoimistoon siirryttäessä olisi vuodessa 178 000 euron luokkaa. Näitä lukuja katsellessa ei ole ollenkaan ihmeellistä, että suomalaisyritysten arvioidaan menettävän tehottoman tilankäytön takia vuosittain jopa miljardeja euroja.

Yritykset eivät välttämättä osaa ottaa etätyön ja muiden uusien työtapojen vaikutusta huomioon uusia toimitiloja suunnitellessaan. Usein tarvittava työpisteiden määrä lasketaan sen mukaan, että niitä on yksi jokaista työntekijää kohti, vaikka todellisuudessa paikalla on samanaikaisesti noin 60-70 prosenttia henkilökunnasta. Rapalin (2018) tutkimuksen mukaan avokonttoreissa toimitilojen työpisteiden käyttöaste on noin 50 prosentin luokkaa. Myös kokoustilat ovat keskimäärin liian suuria, sillä noin kolmannes tyypillisen työntekijän toimistoajasta kuluu enintään neljän osallistujan kokouksiin (Rapal). Yritys maksaa tällöin tuhansia euroja kuukaudessa tiloista, jotka eivät tue organisaation työntekoa parhaalla mahdollisella tavalla.

Tilamuutos edellyttää aina huolellista suunnitteluprosessia

Työympäristösuunnittelun lähtökohtana tulisi kuitenkin aina olla työympäristön optimointi yrityksen toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla tukevaksi. Monitilaympäristökään ei ole universaali ratkaisu, joka sopii kaikkien työkulttuureihin ja -tapoihin, vaan siihen päätymisen tulisi tapahtua huolellisen työympäristösuunnittelun tuloksena. Kun työympäristön uudistus perustuu dataan ja siitä johdettavaan analytiikkaan, voidaan suunnitella tilat, joissa henkilöstö pystyy toteuttamaan töitään mahdollisimman optimaalisesti. Näin voidaan saada aikaan jopa kaksinumeroisia prosentuaalisia korotuksia työn tuottavuuteen.

”Jos työympäristöä lähdetään muuttamaan ainoastaan esimerkiksi vuokraneliöiden pienentämisen näkökulmasta ja ilman huolellista suunnitteluprosessia, lopputulos ei todennäköisesti ole halutun lainen. Huonoilla tiloilla on suuri vaikutus sekä henkilöstön tuottavuuteen että hyvinvointiin, mikä näkyy nopeasti henkilöstökuluissa. Haetut neliösäästöt palavat nopeasti, mikäli tilat eivät toimi yritykselle”, Jari Inkinen muistuttaa.

Huonosti suunnitellut toimitilat ovat yritykselle kallis menoerä, joka saattaa jopa rajoittaa kanssakäymistä sekä vaikuttaa negatiivisesti viihtyvyyteen. Tämä puolestaan näkyy nopeasti esimerkiksi työhyvinvoinnin ja tuottavuuden laskuna. Toisaalta tehokkaasti hyödynnetyt toimitilat edistävät kohtaamisia, tukevat erilaisia työskentelytapoja ja vähentävät hukkaneliöitä. Huolellisella työympäristösuunnittelulla yritys voi siis paitsi säästää kustannuksissa, myös lisätä työntekijöiden hyvinvointia ja sitä kautta tehokkuutta.

Miten optimoida toimitilat juuri teidän yrityksellenne?

”Tilat suunnitellaan aina asiakkaan todellisten tarpeiden mukaan”, Jari Inkinen korostaa. ”Tässä tavoitteessa meitä auttavat asiakkaan kanssa käytyjen keskusteluiden lisäksi käyttöastemittaukset ja muut työympäristöoptimoinnin työkalut, joiden avulla selvitämme työyhteisön haasteet, tarpeet ja tavoitteet. Lisäksi autamme ja inspiroimme työympäristön muutosprosessista vastaavia ihmisiä tavoitteiden saavuttamisessa.” Gullstén-Inkisen osallistavan suunnittelun asiantuntijat osaavat auttaa moninaisissa tilojen hyödyntämiseen liittyvissä strategisissa kysymyksissä. Työympäristökehityksen palvelut ovat laajoja ja räätälöitävissä asiakkaan tarpeiden mukaan.

”Tarjoamme apua hyvin erilaisiin tilanteisiin. Apu voi olla laajuudeltaan yksittäisen johdon ideatyöpajan järjestämistä, sisältää koko henkilökunnan opastamisen uusien tilojen käyttöön tai mitä tahansa tältä väliltä. Esimerkiksi henkilökunnan työpajojen avulla voimme selvittää, miten asiakkaan nykyiset toimitilat saadaan palvelemaan työyhteisöä paremmin”, työympäristökonsultti Henna Lehtinen GI:ltä valottaa. ”Toisaalta tarjoamme myös avaimet käteen -ratkaisuja, joissa luomme toimitilakonseptin alusta loppuun ja autamme asiakasta löytämään uudet, sopivat toimitilat. Tällaisia hankkeita olemme toteuttaneet muun muassa Unileverille ja Amer Sportsille sekä monille muille pienemmillekin toimijoille.”

Tilasuunnittelun keinoin voidaan tuoda esille organisaation arvoja ja kulttuuria, esimerkiksi yrityksen värien, logon ja muiden tunnusmerkkien avulla. Ihmiset viettävät työpaikoilla valtaosan arjestaan, joten tilojen toimivuus ja viihtyisyys on tärkeässä asemassa. Hyvällä paikalla sijaitsevat, viihtyisät ja hyvin tarkoitustaan tukevat toimitilat sekä houkuttelevat potentiaalisia että sitouttavat nykyisiä työntekijöitä.

”Teemme tiloista asiakkaidemme näköisiä, koska heitä vartenhan tilat suunnitellaan. Haluamme tilojen olevan yksilöllisiä, istuvan yrityksen identiteettiin ja kestävän aikaa. Tarkoitus ei ole tehdä kunkin vuoden trendien perusteella samanlaista ja -näköistä tilaa kaikille”, GI:n luova johtaja Hanna Gullstén tiivistää.

Lähteet:
CBRE. 2018. June 2018 Global Prime Office Occupancy Costs.
Rapal. 2018. Optimaze Workplace Review – Global Workplace Insights 2018.

Teksti: Essi Tenho

Kysyttävää työympäristösuunnittelusta?

Creative Director Hanna Gullstén vastaa mielellään kysymyksiisi.

Hanna Gullstén
Creative Director, Interior Architect
+358 40 532 7756
hanna.gullsten@gullsten-inkinen.com