Miksi työympäristösuunnittelu kannattaa?


    UMA by Technopolis, ideahautomo Epicenter Helsinki, Terkko Health Hub… Tulevaisuuden työpaikka on monikäyttöinen ja -muotoinen, muunneltavissa oleva työympäristö. Korkeatasoisen visuaalisen ilmeen lisäksi se lisää joustavuutta, parantaa työn tuottavuutta ja työntekijöiden hyvinvointia sekä edistää sisäistä kommunikaatiota ja varmistaa työkulttuurin jatkuvan kehityksen.

    ”Työympäristösuunnittelua tehdään paljon”, Sisustusarkkitehdit Gullstén-Inkisen pääsuunnittelija Jari Inkinen vahvistaa. ”Kun ihmiset tekevät kasvavassa määrin etätöitä joko kotoa tai tien päältä, myös työtilojen vaatimukset muuttuvat. Monimuotoympäristöt ja erilaiset coworking-ratkaisut ovat paljon pinnalla.” Muuntojoustavuus on päivän sana.

    Miksi työympäristösuunnitteluun sitten pitäisi ryhtyä?

    Muutos työntekotavoissa on ollut viime vuosien suurimpia trendejä. Useissa työpaikoissa työ ei keskity enää kiinteästi työpisteelle tai edes toimistolle, vaan töitä voidaan tehdä asiakkaalla, kotona tai vaikka tien päällä. Tämä aiheuttaa myös työympäristöille jatkuvaa muutospainetta. Tilojen tulee soveltua erilaisiin työvaiheisiin ja -tapoihin, ihmisillä pitää olla mahdollisuus hiljaiseen työskentelyyn ja toisaalta spontaaneille kohtaamisille halutaan antaa tilaa.

    Toimitiloista koituvat kustannukset ovat monelle yritykselle toiseksi suurin yksittäinen kuluerä henkilöstökulujen jälkeen. Helsingissä neliömetri toimitilaa maksaa keskimäärin 594.44 euroa vuodessa (CBRE). Perinteisessä avokonttorimallissa toimitilaa on 20-30 neliömetriä per työpiste, jolloin yhden kiinteän työpisteen hinnaksi muodostuu 11 800 – 17 800 euroa vuodessa. Vastaavat luvut monimuototilassa ovat 10-15 m2/työpiste, ja hinta 5 900 – 8 900 euroa vuodessa. Esimerkiksi 20 henkilön yrityksessä säästö avokonttorista monitilatoimistoon siirryttäessä olisi vuodessa 178 000 euron luokkaa. Näitä lukuja katsellessa ei ole ollenkaan ihmeellistä, että suomalaisyritysten arvioidaan menettävän tehottoman tilankäytön takia vuosittain jopa miljardeja euroja.

    Yritykset eivät välttämättä osaa ottaa etätyön ja muiden uusien työtapojen vaikutusta huomioon uusia toimitiloja suunnitellessaan. Usein tarvittava työpisteiden määrä lasketaan sen mukaan, että niitä on yksi jokaista työntekijää kohti, vaikka todellisuudessa paikalla on samanaikaisesti noin 60-70 prosenttia henkilökunnasta. Rapalin (2018) tutkimuksen mukaan avokonttoreissa toimitilojen työpisteiden käyttöaste on noin 50 prosentin luokkaa. Myös kokoustilat ovat keskimäärin liian suuria, sillä noin kolmannes tyypillisen työntekijän toimistoajasta kuluu enintään neljän osallistujan kokouksiin (Rapal). Yritys maksaa tällöin tuhansia euroja kuukaudessa tiloista, jotka eivät tue organisaation työntekoa parhaalla mahdollisella tavalla.

    Tilamuutos edellyttää aina huolellista suunnitteluprosessia

    Työympäristösuunnittelun lähtökohtana tulisi kuitenkin aina olla työympäristön optimointi yrityksen toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla tukevaksi. Monitilaympäristökään ei ole universaali ratkaisu, joka sopii kaikkien työkulttuureihin ja -tapoihin, vaan siihen päätymisen tulisi tapahtua huolellisen työympäristösuunnittelun tuloksena. Kun työympäristön uudistus perustuu dataan ja siitä johdettavaan analytiikkaan, voidaan suunnitella tilat, joissa henkilöstö pystyy toteuttamaan töitään mahdollisimman optimaalisesti. Näin voidaan saada aikaan jopa kaksinumeroisia prosentuaalisia korotuksia työn tuottavuuteen.

    ”Jos työympäristöä lähdetään muuttamaan ainoastaan esimerkiksi vuokraneliöiden pienentämisen näkökulmasta ja ilman huolellista suunnitteluprosessia, lopputulos ei todennäköisesti ole halutun lainen. Huonoilla tiloilla on suuri vaikutus sekä henkilöstön tuottavuuteen että hyvinvointiin, mikä näkyy nopeasti henkilöstökuluissa. Haetut neliösäästöt palavat nopeasti, mikäli tilat eivät toimi yritykselle”, Jari Inkinen muistuttaa.

    Huonosti suunnitellut toimitilat ovat yritykselle kallis menoerä, joka saattaa jopa rajoittaa kanssakäymistä sekä vaikuttaa negatiivisesti viihtyvyyteen. Tämä puolestaan näkyy nopeasti esimerkiksi työhyvinvoinnin ja tuottavuuden laskuna. Toisaalta tehokkaasti hyödynnetyt toimitilat edistävät kohtaamisia, tukevat erilaisia työskentelytapoja ja vähentävät hukkaneliöitä. Huolellisella työympäristösuunnittelulla yritys voi siis paitsi säästää kustannuksissa, myös lisätä työntekijöiden hyvinvointia ja sitä kautta tehokkuutta.

    Miten optimoida toimitilat juuri teidän yrityksellenne?

    ”Tilat suunnitellaan aina asiakkaan todellisten tarpeiden mukaan”, Jari Inkinen korostaa. ”Tässä tavoitteessa meitä auttavat asiakkaan kanssa käytyjen keskusteluiden lisäksi käyttöastemittaukset ja muut työympäristöoptimoinnin työkalut, joiden avulla selvitämme työyhteisön haasteet, tarpeet ja tavoitteet. Lisäksi autamme ja inspiroimme työympäristön muutosprosessista vastaavia ihmisiä tavoitteiden saavuttamisessa.” Gullstén-Inkisen osallistavan suunnittelun asiantuntijat osaavat auttaa moninaisissa tilojen hyödyntämiseen liittyvissä strategisissa kysymyksissä. Työympäristökehityksen palvelut ovat laajoja ja räätälöitävissä asiakkaan tarpeiden mukaan.

    ”Tarjoamme apua hyvin erilaisiin tilanteisiin. Apu voi olla laajuudeltaan yksittäisen johdon ideatyöpajan järjestämistä, sisältää koko henkilökunnan opastamisen uusien tilojen käyttöön tai mitä tahansa tältä väliltä. Esimerkiksi henkilökunnan työpajojen avulla voimme selvittää, miten asiakkaan nykyiset toimitilat saadaan palvelemaan työyhteisöä paremmin”, työympäristökonsultti Henna Lehtinen GI:ltä valottaa. ”Toisaalta tarjoamme myös avaimet käteen -ratkaisuja, joissa luomme toimitilakonseptin alusta loppuun ja autamme asiakasta löytämään uudet, sopivat toimitilat. Tällaisia hankkeita olemme toteuttaneet muun muassa Unileverille ja Amer Sportsille sekä monille muille pienemmillekin toimijoille.”

    Tilasuunnittelun keinoin voidaan tuoda esille organisaation arvoja ja kulttuuria, esimerkiksi yrityksen värien, logon ja muiden tunnusmerkkien avulla. Ihmiset viettävät työpaikoilla valtaosan arjestaan, joten tilojen toimivuus ja viihtyisyys on tärkeässä asemassa. Hyvällä paikalla sijaitsevat, viihtyisät ja hyvin tarkoitustaan tukevat toimitilat sekä houkuttelevat potentiaalisia että sitouttavat nykyisiä työntekijöitä.

    ”Teemme tiloista asiakkaidemme näköisiä, koska heitä vartenhan tilat suunnitellaan. Haluamme tilojen olevan yksilöllisiä, istuvan yrityksen identiteettiin ja kestävän aikaa. Tarkoitus ei ole tehdä kunkin vuoden trendien perusteella samanlaista ja -näköistä tilaa kaikille”, GI:n luova johtaja Hanna Gullstén tiivistää.

    Lähteet:
    CBRE. 2018. June 2018 Global Prime Office Occupancy Costs.
    Rapal. 2018. Optimaze Workplace Review – Global Workplace Insights 2018.

    Teksti: Essi Tenho