Miksi henkilökunnan osallistaminen muutokseen on tärkeää?

Työympäristösuunnittelulla on lukuisia etuja. Oikeanlainen toimintaympäristö kannattaa niin työn tuottavuuden, henkilökunnan viihtyvyyden ja sitouttamisen kuin ympäristönkin näkökulmasta, mutta mitä mieltä henkilöstö itse on muutoksesta?

Monitilatoimistoissa pyritään työtilan optimointiin, mikä tarkoittaa usein koko toimitilojen uudelleen suunnittelua sekä kiinteiden työpisteidän lukumäärän vähenemistä. Henkilöstön epäilykset henkilövähennyksistä heräävät ja usein pelätään, että tilojen uudelleen järjestelyn motivaattorina toimii ihmisten sijaan raha. Kun työtilojen optimoinnilla saavutetaan strategisia etuja ja edistetään työn tekemisen tukemista, työntekijöihin ei useimmiten kohdistu säästöpaineita.

Työympäristösuunnittelun lähtökohtana tulisikin olla esimerkiksi henkilökunnan terveyden ja yhteenkuuluvuuden edistäminen, työnteon tekeminen sujuvammaksi, tiedonkulun parantaminen tai uusien ideoiden synnyn edistäminen. Onnistuneessa työympäristömuutoksessa tilat auttavat henkilökuntaa saavuttamaan tavoitteet itseohjautuvasti. Tavoitteilta putoaa nopeasti pohja, mikäli muutoksella ei ole henkilökunnan tukea.

Viestintä ja osallistaminen muutoksen ytimessä

”Suosittelemme ottamaan työympäristöprojekteissa suunnitteluprosessiin mukaan myös tilojen loppukäyttäjät. Näin heillä on mahdollisuus vaikuttaa asioihin, koska lopultahan muutos vaikuttaa juuri heidän jokapäiväiseen työhönsä”, GI:n pääsuunnittelija Jari Inkinen kertoo. ”Ihminen viettää työpaikallaan kuitenkin valtaosan arjestaan, eli työtiloihin liittyvät muutokset ovat heille merkittäviä.” Mahdollisuus osallistua muutoksen suunnitteluun lievittää myös osaltaan muutokseen liittyvää ahdistusta. Lisäksi kasvava mahdollisuus oman tekemisen suunnitteluun motivoi monia.

Työympäristön muuttuminen herättää monissa tunteita ja mahdollisesti myös muutosvastarintaa. Eniten kuitenkin kaivataan lisää tietoa siitä, mistä muutoksessa on oikein kysymys. Uusi on outoa, minkä lisäksi työntekijät saattavat pelätä, että muutoksessa ei huomioida heidän perustarpeitaan. Ihmiset suhtautuvat muutoksiin eri tavoin, joten on tärkeää, että kaikki kokevat tulevansa kuulluiksi. Mitä enemmän työntekijät tietävät projektin etenemisestä ja tavoitteista, sitä helpommin sulateltavissa muutos on. Oman työpisteen tai huoneen menettäminen ja paperittomaan toimistoon siirtyminen ovat haasteita, joiden yli kyllä päästään ajan kanssa: luopumisprosessi ottaa aikansa. Oikea-aikainen ja työntekijöille merkityksellisiin asioihin keskittyvä viestintä sekä henkilöstön sitouttaminen ja osallistaminen muutokseen ovatkin tärkeimpiä tekijöitä muutoksen onnistumisessa.

Yhteisten toimintatapojen sopiminen kannattaa

Työpisteiden ja muiden toimitilojen käyttöaste selviää todenmukaisimmin käyttöastemittauksella, erilaisten tilojen nykyiset käyttötavat ja odotukset tulevaisuudesta puolestaan henkilöstölle tehdyillä kyselytutkimuksilla. Henkilöstö tietää parhaiten millaisiin tehtäviin työaika kuluu, millaisille tiloille heillä erityisesti olisi käyttötarvetta ja millaisia resursseja he päivittäisessä työssään tarvitsevat. Keskeistä on selvittää muun muassa keskittymistä vaativan yksilötyön määrä ja vuorovaikutteisen työn eri tavat, kuten kasvokkainen keskustelu, videoneuvottelut, Skype jne. Eri vaiheista tulee tiedottaa mahdollisimman kattavasti, jotta henkilöstö tietää minkä vuoksi tarkkailijat kiertävät tiloissa ja miksi mitäkin mittauksia tehdään.

Mittausten lisäksi työympäristökehitykseen voi kuulua erilaisia työpajoja ja muutosvalmennusta. Mikäli muutetaan kokonaan uuden tyyppisiin tiloihin, yhteisistä pelisäännöistä on hyvä sopia ammattilaisen avulla.
”Olemme olleet tyytyväisiä GI:n järjestämiin työpajoihin, sillä vaikka talon sisältä saattaisikin löytyä osaamista työpajojen vetämiseen, voi ulkopuolinen vetäjä saada henkilökunnasta enemmän irti”, erityissuunnittelija Riikka Nikulainen Espoon kaupungin SOTET-toimialan esikunnasta sanoo. ”Talon ulkopuolinen vetäjä neutralisoi tilannetta ja asioista voidaan puhua avoimemmin. Olisi tärkeää saada tietoa ja mielipiteitä koko henkilökunnalta, jotta analyysille saadaan vahva pohja.”

Jatkuva kehitys ja johdon tuki onnistumisen reseptinä

Työympäristön kehittäminen on jatkuva prosessi, jota tulisi pitää yllä myös varsinaisen tilamuutoksen valmistuttua. Esimerkiksi Espoon SOTET-toimialan esikunnassa käytössä on sekä sähköinen palautteenantokanava että perinteinen palautetaulu taukotiloissa. Lisäksi kulttuurin ja yhtenäisen työyhteisön kehittämiseksi järjestetään kuukausittain torikokous, jonne kaikki ovat tervetulleita. Monitilatoimistot suunnitellaan mahdollisimman muuntojoustaviksi, jotta ne palvelisivat työntekijöitä parhaalla mahdollisella tavalla läpi koko elinkaarensa. Myös työntekijöiden tarpeet voivat muuttua sitä mukaa kun he omaksuvat uusia työskentelytapoja, joten seurantaa kannattaa tehdä myös jatkossa esimerkiksi kerran vuodessa.

Henkilöstön toiveita kannattaa kuunnella myös sen takia, että he tietävät parhaiten millaiselle työpaikalle on mukava tulla. Jos toimitilojen puitteet ovat tarpeeksi houkuttelevat, ihmiset tulevat mielellään toimistolle, vaikka työ ei vaatisikaan fyysistä läsnäoloa. Työympäristösuunnittelua ei tulisikaan markkinoida pelkästään fyysisen työtilan optimointina vaan mahdollisuutena uudistaa yhteisiä työtapoja ja parantaa työpäiväkokemusta.

”Me olemme kokeneet ensiarvoisen tärkeäksi, että muutoksella on ollut johdon vahva tuki”, Riikka Nikulainen kertoo. ”Johto istuu samoissa tiloissa ja on ollut aktiivisesti mukana osallistumassa keskusteluun ja luomassa kokonaistavoitteita läpi prosessin. Vahva mukana oleminen välittyy muulle henkilöstölle ja kantaa muutoksen yli.”

Teksti: Essi Tenho